Kennst Du das Phänomen: Du hast jede Menge zu tun, der Erledigungstermin rückt immer näher, doch anstatt die Dinge anzupacken und motiviert an die Arbeit zu gehen, überfällt Dich eine richtiggehende Handlungslähmung: Prokrastination nennt man das. Im heutigen Gastbeitrag gibt uns Gregor Heise von Heisetraining einige Tipps, wie Du Deine Aufschieberitis überwinden kannst und in die Gänge kommst.

Prokrastination ist keine unheilbare Krankheit, sondern lässt sich lösen

Wie bitte? Genau das Problem mit dem Aufschieben hat auch Walter. Er ist Projektleiter in einem großen Unternehmen. Sein Arbeitstag ist ausgefüllt mit Planungssitzungen, Kundenterminen und Absprachen mit unterschiedlichen Abteilungen. Daneben hat Walter noch jede Menge Konzept- und Entwicklungsarbeit zu leisten. Gerade diese wichtigen Arbeiten kommen immer wieder zu kurz bzw. können erst weit nach Dienstschluss erledigt werden.
Walter ist ziemlich frustriert von seiner Arbeitssituation, als er seinen Kollegen Heinz in der Kantine trifft.

„Hallo Heinz! Entschuldige, wenn ich dich beim Essen störe… Aber ich möchte dich gerne etwas fragen. Du warst doch vor ein paar Tagen in einem Zeit- und Selbstmanagementseminar. Leider habe ich mich nicht rechtzeitig angemeldet. Aber wenn ich meine Situation überdenke, dann hätte ich das Seminar wohl gut gebrauchen können. In letzter Zeit habe ich immer öfter das Problem, dass ich einerseits zwar wahnsinnig viel zu tun habe, anderseits aber einfach nicht den richtigen Einstieg in die Arbeit finde. Ich sitze oft lustlos herum und komme gar nicht richtig in die Gänge. Besonders schlimm ist es, wenn ich schwierige und lästige Aufgaben vor mir habe. Die schiebe ich immer wieder vor mir her – bis es fast zu spät ist. Das ist keine sehr schöne Situation. Kannst du mir ein paar Tipps geben, wie ich mein Motivationsproblem lösen kann?“ fragt Walter.

Prokrastination lässt sich lösen, wenn wir unsere psychologischen und neurobiologischen Abläufe verstehen.

„Hallo Walter! Ja, das verstehe ich gut. Genauso ist es mir vor dem Seminar auch gegangen. Und tatsächlich war dieses „Aufschiebeverhalten“ ein großes Thema im Seminar. Wenn man die psychologischen und neurobiologischen Hintergründe versteht, dann ist es gar nicht mehr so schwierig, aus dieser Situation herauszukommen. Ich kann dir bestimmt ein paar Tipps geben. Natürlich müsste man deine Situation ganz genau anschauen – dazu haben wir im Seminar auch den Selbststeuerungstest von Julius Kuhl gemacht – aber ich denke mit den Grundideen wirst du schon einiges an der Situation verbessern können.“ erwidert Heinz.

„Das wäre sehr schön!“ äußert Walter.

„Du hast gesagt“ fragt Heinz während er sich Milch in seinen Kaffee schüttet und bedächtig darin rührt „dass du einen Berg von Arbeit vor dir hast und nicht so richtig anfangen kannst.“

„Richtig!“

„Sag mal, du hast doch 2 Kinder. Denk doch mal daran, wie die beiden sich beim Spielen verhalten. Haben die beiden da ein Motivationsproblem?“ fragt Heinz.

„Na ja. Motivationsprobleme haben meine beiden Töchter eigentlich nicht. Immer denken sie sich tolle Sachen aus und sind begeistert dabei! Diesen Enthusiasmus hätte ich auch gerne…“ seufzt Walter.

„Das wird schon! Hast du schon einmal beobachtet, in welcher Stimmung sich deine Kinder befinden, wenn sie spielen?“

„Gut – das schwankt ein bisschen (manchmal streiten sie auch). Aber ich würde sagen: in der Regel fröhlich, heiter und ausgelassen.“

„Und wie ist es, wenn du deine Ältere aufmerksam machst, dass sie jetzt das Spiel unterbrechen muss, um die Schularbeiten anzugehen? Wie ist da die Stimmung?“ fragt Heinz.

Walter meint: „Da ändert sich die Stimmung dann doch gewaltig. Manchmal wird sie richtig ärgerlich. Also die Frustration ist ihr schon anzumerken. Aber wenn sie dann einmal mit den Schularbeiten begonnen hat, ist sie wieder im Lot und fröhlich bei der Sache.
Ganz im Gegensatz zu mir. Wenn ich eine unangenehme Pflicht beginnen muss, dann dauert es meistens eine ganze Weile und ich bin selten guter Laune.“

Was Deine intuitive Verhaltenssteuerung mit Deinem Motivationsproblem zu tun hat

„Nun“ meint Heinz „das ist gar nicht ungewöhnlich. Der Psychologe in dem Zeitmanagement-Seminar hat uns das ganz genau erklärt. Es liegt einfach daran, dass es in deinem Gehirn spezialisierte Systeme gibt, die man für die Anforderungen des Lebens braucht. Eines dieser Systeme ist für die Ausführung von Verhaltensabläufen zuständig. Das kann man sich so vorstellen wie einen riesigen Fundus an allen möglichen Verhaltensabläufen, die wir intuitiv einsetzen. Ein gutes Beispiel ist Zähneputzen oder Radfahren, Tanzen usw. Das sind alles komplexe Abläufe, die automatisch da sind, wenn sie gebraucht werden. Im Laufe des Lebens wird dieses System immer reichhaltiger. Das System nennt man auch ‚intuitive Verhaltenssteuerung‘ in der Psychologie. Salopp gesagt ist es die Ausführungsabteilung.“

„Ah ich verstehe“ ruft Walter aus. „Als ich Violetta das Radfahren beigebracht habe, hat es einiges an Übung bedurft. Jetzt kann sie es automatisch. Aber was hat das mit meinem Motivationsproblem zu tun?“

Wenn die Stimmung negativ ist, funktionieren die intuitiven Verhaltensroutinen nicht.

„Sehr viel!“ erwidert Heinz. „Wenn du nämlich an deinem Schreibtisch sitzt und nichts kommt voran, dann liegt es daran, dass deine intuitiven Verhaltensroutinen nicht anspringen. Dieses System funktioniert nämlich nur dann, wenn deine Stimmung positiv ist.
Wie ist denn dein Gefühl, wenn du an all die unabgeschlossenen Aufgaben denkst?“

Nach einigem Nachdenken äußert Walter: „Ich würde sagen – lustlos bis angeödet.“

„Genau das Gegenteil vom Enthusiasmus und der Begeisterung, die zum Beispiel deine Kinder beim Spielen haben!“

„Also wäre eine Lösungsmöglichkeit für mein Motivationsproblem für gute Laune zu sorgen?“ fragt Walter.

Die Motivation steigt bei guter Laune.

„Ja! Genau das hat uns der Psychologe auch empfohlen. Sich in einen guten Zustand zu versetzen, das kann schon helfen. Und sich die Freude vorzustellen wie schön es sein wird, wenn die Arbeit getan ist.“

„Also muss ich mit nur sagen: ich fühle mich gut?“

„Nein, Walter. Das wäre auch der falsche Weg. Sich etwas zu sagen ist etwas ganz anderes, als sich gut zu fühlen. Du müsstet einmal herausfinden, was dich in eine positive Stimmung versetzt. Vielleicht ist das ein Bild, ein Musikstück, die Vorstellung eines Strands am Meer…“

„Meinst du wirklich, dass das klappt?“ äußert Walter skeptisch. „Ist das nicht nur so ein esoterisches Getue?“

„Nein – ganz im Gegenteil. Man hat das auch wissenschaftlich untersucht. Übrigens musst du auch gar nicht unbedingt solche mentalen Übungen machen, damit du dich in Schwung bringst. Wenn du mal wieder einen Durchhänger hast, dann gehe einfach eine Runde spazieren oder mach eine kleine Turnübung. Das führt oftmals direkt zur Stimmungsverbesserung. Hauptsache, du hörst auf, zu viel über die Situation nachzudenken.“

„Wie bitte? Ich habe gedacht, es ist wichtig die Gründe für die Demotivation herauszufinden. Nun gut – gebracht hat es mir bisher nicht sehr viel, aber ich meine doch, eine gute Analyse ist die Voraussetzung zur Problemlösung…“

„Siehst du Walter, genau das habe ich auch immer angenommen. Aber tatsächlich ist zu viel denken eine Umsetzungsbremse. Wenn du nämlich über etwas lange nachgrübelst, dann wird die Ausführungsabteilung gehemmt und ein anderes System wird aktiv: die Planungsabteilung. Dieses Gehirnsystem ist dazu da, eine Situation erst zu analysieren bevor gehandelt wird. Die Planungsabteilung ist gewissermaßen der Gegenspieler der Ausführungsabteilung. Es war übrigens ein wichtiger Schritt in der Evolution des Menschen dieses Hirnsystem zu entwickeln. Wir Menschen müssen nicht jedem Impuls spontan nachgeben, sondern können uns selbst bremsen, eine Situation abwägen und Schritte entwickeln, um eine Ziel zu erreichen!“ sagt Heinz.

„Ja, lieber Heinz“ meint Walter lächelnd „Planen kann ich wirklich gut! Aber mit der Umsetzung hapert es. Wenn ich deine Gedanken richtig verstehe, dann sollte ich lernen, zwischen der Planungsabteilung und der Umsetzungsabteilung zu switchen?“

„Genau! Und dazu hilft es dir, wenn du lernst, positive Gefühle aufzurufen. Ebenso solltest du darauf achten, gar nicht zu viele unabgeschlossene Aufgaben in deiner Planungsabteilung zu haben. Je mehr du nämlich unabgeschlossene Aufgaben in deiner Planungsabteilung sammelst, desto stärker wird die Handlungsbremse angezogen – bis gar nichts mehr geht.“ ergänzt Heinz.

„Und wie – bitte schön – soll das gehen? Es gibt doch so viele Aufgaben und Projekte, die ich verfolgen muss und die einfach noch unfertig sind. Die muss ich mir doch merken!“ ruft Walter genervt aus.

„Das stimmt! Aber – lieber Walter – hast du es schon einmal mit aufschreiben versucht?“

„Du meinst mit einer To‑Do-Liste?“ fragt Walter stirnrunzelnd.

Das Aufschreiben der Aufgaben sorgt für Klarheit und Beruhigung.

„Vielleicht nicht bloß eine To-Do-Liste. Es kommt darauf an, dass du alles, was dich beschäftigt, notierst. Ich habe es selbst ausprobiert. Dazu habe ich mir ein Heft besorgt und konsequent alles eingetragen, was mir spontan eingefallen ist, was ich noch zu erledigen habe. Ich habe das solange gemacht, bis ich das Gefühl hatte, alles notiert zu haben, was mich beschäftigt. Es hat sich dann ein Gefühl der absoluten Klarheit und Beruhigung eingestellt. Ich habe mich danach wie befreit gefühlt. Jetzt gehe ich meine Arbeitstage viel beruhigter und fokussierter an. Ich wähle mir ein paar Hauptaufgaben aus und sorge für eine gute Stimmung, damit ich rasch ins Tun komme.“ sagt Heinz.

„Danke lieber Heinz, für deine wertvollen Tipps. Ich glaube, ich kann da einiges umsetzen. Sag, gibt es denn irgendwo auch die Möglichkeit, das nachzulesen?“ sagt Walter.

„Ja, Walter. Auf der Website unseres Trainers gibt es dazu einen Artikel: https://www.heisetraining.at/zeitmanagement-2/
Im Übrigen gibt es auch die Möglichkeit, einen wissenschaftlichen Test zu machen, der deine Selbstmanagementkompetenzen in 13 Dimensionen misst. In Kombination mit einem Onlinecoaching (Linkverknüpfung „Onlinecoaching“  https://www.psi-austria.at/shop/Expert-Selbstmanagement-p78139566) erhältst du ganz präzise Hinweise, wie du rasch und nachhaltig dein Zeit- und Selbstmanagement verbessern kannst. Schau einfach einmal auf der Website vom P-S-I Institut Austria nach.“

 

 

 

Über Gregor Heise

Gregor Heise ist Gründer von Heisetraining und hilft Dir unter anderem bei folgenden Fragestellungen:

  • „Wie bekomme ich meinen Führungsalltag stressfrei geregelt und organisiert?“
  • „Wie kann ich meine MitarbeiterInnen motivieren und begeistern und als Führungskraft erfolgreich sein?“
  • „Was sind meine Stärken und wie kann ich sie bestmöglichen einsetzen?“
  • „Wie kommuniziere ich erfolgreich?“