Fragst Du Dich auch manchmal, was Du den ganzen Tag so gemacht hast und weshalb Du nicht alles geschafft hast, was Du Dir vorgenommen hast? Warum nur konntest Du nicht konzentriert an einer Sache dranbleiben und hast dadurch wertvolle Zeit verloren? Im heutigen Gastartikel gibt Euch Business-Coach Ursula Kämpf ein paar Anregungen, wie ihr an solchen unproduktiven Tagen besser über die Runden kommt und Eure Zeitfresser in den Griff bekommt.

Wo ist nur die Zeit geblieben?

Es gibt Tage, da habe ich das Gefühl, die Zeit rennt mir nur so davon. Ich lasse mich ablenken von jedem und allem was mir gerade so über den Weg läuft: Die Blumen wollen gegossen werden, Wäsche waschen, aufräumen, Facebook, E-Mails, einkaufen gehen….alles ist interessanter als das worauf ich mich gerade konzentrieren möchte. Abends kommt dann plötzlich das Erwachen: Wo stehe ich am Ende des Tages? Was habe ich tatsächlich geschafft? An solchen Tage bin ich sicherlich nicht da, wo ich gerne wäre! Die ungeliebte Buchhaltung ist noch nicht fertig, Blog-Beiträge sind nicht geschrieben, das neue Trainingskonzept noch nicht fertig.

An solchen Tagen bin ich irgendwie sauer auf mich selbst und frage mich, was heute nur los war. Doch dann coache ich mich selbst und weiß, dass es morgen wieder besser klappt und schließe Frieden mit mir selbst.

Nicht hadern, sondern geh es an! Jetzt!

Jeder kennt  diese Tage an denen die Motivation im Keller ist und nichts so recht voran geht. Das ist nicht schlimm,  sondern völlig ok. Keiner kann jeden Tag immer nur Vollgas geben, auch Du nicht! Wichtig ist aber, dass Du nicht damit haderst, sondern  akzeptierst, dass Du vielleicht eine kleine Auszeit brauchst.

Halte stattdessen einen Moment inne, atme ein paar Mal tief durch, am besten am offenen Fenster oder geh eine Runde um den Block und frage Dich dabei:

  • Was hält Dich gerade wirklich davon ab, das zu tun, was Du tun solltest? Macht Dir die Aufgabe keinen Spaß oder bist Du einfach unkonzentriert, weil Dir gerade alles zu viel ist? Brauchst Du vielleicht einfach nur eine Pause?
  • Wie fühlst Du Dich gerade? Erschöpft, müde, traurig, frustriert, wütend? Was könnte der Grund dafür sein? Oder hast Du vielleicht einfach zu viele Ideen, die Du gerne umsetzen möchtest? Auch das kann blockieren.
  • Möchtest Du die Aufgabe vielleicht gar nicht erfüllen? Weshalb? Traust Du es Dir vielleicht nicht zu oder denkst Du vielleicht, dass Dir der Sinn darin fehlt?
  • Was würdest Du stattdessen gerne tun? Und vor allem weshalb?
  • Was brauchst Du um wieder konzentriert arbeiten zu können?

Finde Deine Zeitfresser im Tagesablauf

Es gibt eine tolle Methode, wie Du den Zeitfressern wirklich auf die Spur kommst. Ich nenne diese Methode „Mein idealer Tag“. Mit dieser Methode haben Zeitfresser keine Chance, denn Du wirst sie eindeutig identifizieren. Sei gespannt, was bei Deinem Realitätscheck herauskommt.

1. Erstelle ein Zeitprotokoll

Mach Dir eine Tabelle, in der Du Deinen kompletten Tag im Halbstundentakt so aufteilst. Schreibe neben der jeweiligen halben Stunde, was Du üblicherweise in dieser Zeit tust, bei  unterschiedlich gestalteten Tagen, nimm einen für Dich üblichen Tagesablauf. Schreibe wirklich alles rein, vom Aufstehen, über Zähneputzen, Frühstück, anziehen, Fahrt ins Büro, PC anmelden, Kaffee holen, Telefonate, Pausen, Gespräche, Meetings usw. bis Du abends tatsächlich das Licht ausmachst und trage auch die Schlafenszeiten in die Tabelle ein. Bleibe dabei bitte ehrlich und realistisch. Wofür brauchst Du wieviel  Zeit?
Übrigens: Wenn Du sehen möchtest, wie so ein Zeitprotokoll aussieht, hol Dir doch den kostenlosen Zeitfresser-Test von Dunja hier. Dort findest Du auch noch ein paar wertvolle Tipps.

2. Male Dir Dein idealen Tag aus

Erstelle Dir jetzt eine zweite Tabelle oder erweitere Deine Tabelle um eine Spalte, die Du genauso aufgliederst, nur heißt Deine Aufgabe jetzt „Dein idealer Tag“. Fülle nun Deine verfügbaren 24 Stunden so, dass Du alles Dir wichtige dort unterbringst. Die Aufgaben, die Du gerne machst, aber auch diejenigen Aufgaben, die Du erfüllen musst. Überlege Dir dabei immer wieder: Wann wäre ein guter Zeitpunkt für diese Aufgabe? Wann fällt sie mir leicht? Wie soll mein kompletter Tag aussehen, damit es für mich ein ausgesprochen guter Tag wird?

3. Vergleiche Soll und Ist

Mache dann einen Abgleich zwischen Deinen beiden Tabellen. Achte dabei darauf, was in Deinem idealen Tag nicht mehr vorkommt: Was möchtest Du vielleicht gern loswerden? Welche Dinge/Themen sind vielleicht dazu gekommen? Gibt es Dinge, die Du einfach nur zu anderen Zeiten machst? Welche Dinge kannst Du selbst beeinflussen? Welche aber vielleicht auch nicht?
Versuche nun mit diesem Abgleich herauszufinden, was Du verändern kannst, um Deinem idealen Tag so nah wie möglich zu kommen.  Wen brauchst Du vielleicht zur Unterstützung? Was kannst Du abgeben und an wen? Egal ob beruflich oder privat! Mit wem musst Du dafür reden? Welche Argumente können Dir helfen, Dein Ziel zu erreichen?

4. Komme ins Handeln

Mach Dir eine To-do-Liste für den nächsten Tag und weiche nicht davon ab. Wenn Dein innerer Schweinehund wieder zuschlägt, schick ihn aus dem Zimmer, er kann gern später zu einer von Dir definierten Zeit wieder hereinkommen. Plane Pufferzeiten ein!

5. Kontrolliere nach

Prüfe abends, wie Du mit deinem Zeitplan klar gekommen bist und wie Du Dich fühlst. Korrigiere ggf. Deine To-do-Liste für den nächsten Tag. Und behalte diese Vorgehensweise für 30 Tag bei.

Ich habe schon eine viel zu lange To-do-Liste. Bringt das wirklich was?

Gewöhne Dir an, jeden Abend Deine To-do-Liste für den kommenden Tag zu erstellen und morgens als erstes damit anzufangen. Und damit meine ich sobald Du Deinen Rechner hochgefahren hast, bevor Du mit der alltäglichen Arbeit anfängst, dann hast Du einen guten Überblick, was Du wirklich erreichen möchtest. Überlege beim Erstellen immer, was kannst Du löschen, abgeben oder zu einem anderen Zeitpunkt angehen, weil Du im Moment vielleicht einfach nicht so viel Zeit hast.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten von To-do-Listen: Manuell erstelle Listen, auf dem Rechner erstellte Listen oder Apps, die auf dem Handy und dem Computer zu lesen und zu bearbeiten sind. Ich persönlich nutze solch eine App, dann habe ich meine To-do-Liste immer bei mir. Wichtig ist, dass Du abhakst und würdigst, was Du geschafft hast. Das ist ein super Gefühl!

Deine To-do-Liste sollte für Dich genauso wichtig sein, wie jeder andere Termin in Deinem Terminkalender. Vielleicht möchtest Du sie Dir fest in Deinen Kalender eintragen. Du brauchst nur ein paar Minuten dafür.

Ich verspreche Dir aber, wenn Du es schaffst, 30 Tage lang so strukturiert zu arbeiten, geht diese Vorgehensweise Dir in Fleisch und Blut über. Nach 30 Tagen hat unser Gehirn verstanden, dass  die Dinge, die wir regelmäßig tun, wirklich notwendig sind und daher gehen wir sie dann automatisch viel lieber an.

Wenn Du diese Methoden regelmäßig angehst, dann fühlst Du Dich besser und ausgeglichener. Vermutlich kannst Du abends auch wieder besser schlafen, weil Dir nicht mehr so viel im Kopf herum geistert. Probiere es einfach aus, Du hast nichts zu verlieren!

Ich hoffe, meine von mir erprobten und selbstangewandten Methoden helfen auch Dir weiter.  Viele meiner Klienten haben schon davon profitiert. 

Geh es an, denn Du weißt ja, nur wenn Du aktiv daran arbeitest, Deine Situation zu verbessern, tut sich auch was, denn nur Du hast es in der Hand und bist für Deinen Tagesablauf verantwortlich.  Ich wünsche Dir ganz viel Spaß und Erfolg beim Ausprobieren!

Über Ursula Kämpf

Ursula Kämpf ist seit 2012 selbständig als Business-Coach, Online-Coach und Trainerin, sowie Lehrcoach und Dozentin beim Karlsruhe Institut.

Unter dem Motto „Frau & Business“  begleitet sie vor allem Frauen, die endlich beruflich durchstarten und aufsteigen wollen. Dabei stehen Kommunikation, Wirkung, Positionierung und Vermeidung typischer  Fehler bei vielen Klientinnen im Vordergrund.

Mehr zu Ursula Kämpf unter www.ursula-kaempf.de